Existem dois seres vivos na selva dos negócios que precisam de ajuda:
1) O vendedor bom, mas que é um gestor ruim.
2) O gestor bom, mas que é um vendedor ruim.
Para que o empresário tenha paz e cresça de forma sustentável, é preciso equilibrar as coisas: vendas e gestão!
É difícil dizer o que é melhor ou pior, a verdade é que na falta de um dos lados, a empresa vira um caos.
- Ninguém sabe quem é responsável por cada parte
- O dono não sabe se está crescendo ou quebrando
- Não tem um cronograma de ações nem agenda
- Não tem metas e um plano de ação claro.
- Não tem cohecimento dos seus números reais
- Não sabe onde investir mais ou menos.
- Sempre toma decisões por intuição.
Enfim, gestão e vendas são obrigatórias em qualquer empresa, portanto, se você enrosca em uma dessas partes, existem apenas 3 saídas para resolver:
1) Aperfeiçoe-se nas duas
2) Contrate pessoas que façam melhor que você
3) Tenha um sócio que complemente você.
Como dono de um negócio que deseja crescer acima da média, você precisa deixar de lado o operacional!
Você precisa manter seu foco no estratégico, se não, será sempre um "bombeiro estressado", aquele que fica o dia todo "apagando incêndios" (falo por experiência própria, sofri bastante com isso quando comecei).
Uma história rápida sobre a importãncia da gestão:
Tenho um amigo que tem loja de peças automotivas, na loja dele não existia qualquer tipo de processo definido, ele mesmo comprava, atendia no balcão, entregava, resolvia os problemas, etc...
Ele tem 2 funcionários que, assim como ele, não sabiam exatamente quais as suas funções, sendo assim, só faziam o que o chefe mandava, porém, muitas vezes, ficavam sem fazer nada, afinal, "o chefe não tem tempo para dar ordens".
Esta é a realidade de muitos pequenos empresários, seja de negócios físicos ou digitais, não importa, por isso, gestão é fundamental.
Apenas 3 meses após fazer ajustes na gestão:
Ele fez uma mentoria sobre gestão empresárial e vem fazendo ajustes práticos na empresa, veja alguns exemplos:
Agora os colaboradores tem funções definidas:
O que deve fazer?
Quando deve fazer?
Como vai fazer?
Quem vai fazer?
Todos sabem suas metas diárias, semanais e mensais e principalmente, sabem o que e como fazer para cumprir essa meta.
Quando cumprem, recebem benefícios que antes não existiam.
Quando não cumprem, fazem uma hora extra para avaliar onde falhou e aprender como cumprir na próxima semana.
Nesse processo, um funcionário foi demitido, pois não se adaptou às novas regras e 2 novos foram contratados, afinal, a empresa já aumentou as vendas depois das mudanças.
Em 7 anos, este é o primeiro final de ano que ele poderá descansar com a família, afinal, a empresa vai continuar funcionando normalmente sem a presença dele.
Enfim, aqui são apenas alguns exemplos de mudanças que a gestão permitu melhorar...
Vamos falar de alguns processos que ele vem implantando:
Sem gestão, você acaba trabalhando em excesso, não tem tempo pra nada, sem ver um crescimento real, isso vai desmotivando você e sua equipe.
Há muito empresário que não vive, ele só trabalha, o problema é que está gastando muita energia no operacional e deixando o estratégico esquecido.
Vamos entender gestão na prática:
Mesmo que trabalhe sozinho, você vai precisar de gestão, não tem como escapar, porém, você já sabe, para crescer, vai precisar de pessoas auxiliando, sejam colaboradores ou freelancers, não importa.
Nesta hora, é fundamental que você saiba:
* Definir e cobrar metas claras
* Criar processos claros
* Capacitar e motivar a equipe
* Delegar corretamente o operacional
* Desenvolver estratégias eficazes
Esses passos são fundamentais para que a empresa saiba exatamente para onde está indo, como está indo, quando vai chegar, etc.
Vamos resumir um processo de gestão prática em poucas palavras, será a "gestão mão na massa", sem aquele monte de teorias que você ouviu falar na faculdade.
Existe um abismo entre o que a teoria ensina e o que acontece no no dia a dia de uma empresa, entender estes processos simples, mas fundamentais, ajudam você a não ser um escravo do seu negócio.
O modelo de gestão que vou citar aqui serve para qualquer tipo de micro e pequeno negócio, obviamente, quanto maior a empresa, mais complexa se torna a gestão.
8 passos para uma gestão eficiente:
Passo 01) Definir o organograma da empresa
Esta parte é fundamental e relativamente simples. Você deve estabelecer resumidamente quais as funções de cada colaborador, bem como, a hierarquia de cada posto.
Crie esse organograma e cole-o numa parede da sua sala administrativa de forma que fique acessível para os colaboradores consultarem sempre que precisar.
O organograma é o seu mapa de funções, sempre que entrar um colaborador novo, você vai encaixar ele num desses postos.
Esse processo simples, facilita a clareza na mente de cada colaborador, bem como, facilita o treinamento de novos colaboradores, também organiza o crescimento da empresa, basta encaixar novas peças na peça principal.
Veja um organograma de exemplo usado em uma escola (obviamente que é um exemplo simples, apenas para ter uma noção do visual, afinal, cada empresa precisará desenvolver o seu):
Passo 02) Definir o Fluxograma de atividades
Esta talvez seja uma das mais importantes ferramentas dentro da sua empresa, ela será o complemento fundamental do organograma acima.
O fluxograma mostra como cada trabalho será executado, os passos que acontecerão e quem deve fazer cada parte da atividade.
Uma dica importante é definir um Checklist para cada colaborador saber exatamente quais as suas funções dentro do Fluxograma da empresa.
Esse checklis será o mapa da mina do gestor, é através dele que poderá delegar melhor as funções de cada um, além de cobrar para que sejam feitas conforme o plano...
Veja um exemplo de Fluxograma para um processo de matrícula da escola:
Passo 03) Definir a cultura da empresa
Muito além de um quadro pendurado na parede com a missão e valores da sua empresa, a cultura é o que de fato acontece e como as pessoas veem o seu negócio.
É uma empresa estilo jovem informal ou formal de terno e gravata?
Quais as principais características que os colaboradores devem ter?
São simpáticos? São nerds? São rígidos ou informais? São bem humorados ou sérios?
O Google tem uma cultura de hi-tech de alta qualidade e equipes fora do padrão, os seus escritórios são coloridos, seus funcionários tem sala pra dormir e não precisam de terno e gravata...
Já a Apple tem uma cultura de alto padrão, suas lojas são bonitas e tem um ar luxuoso, são totalmente clean, seus colaboradores e clientes são apaixonados pela marca.
A Harley Davidson tem uma cultura hardcore, seus clientes e colaboradores geralmente usam preto, pinta de badboy, são tatuados e presam pela liberdade de expressão e de vida.
Perceba que a cultura da empresa acaba se tornando parte da marca, isso interna e externamente, isso é fundamental em qualquer modelo de negócio.
Passo 04) Definir metas e identificar sonhos e objetivos dos colaboradores
Este passo é esquecido por muitos gestores: ?por que o seu colaborador faz o que faz??
Lembre-se que você está trabalhando com pessoas e elas tem objetivos, sonhos para realizar e que contam com a sua empresa para ajuda-los a chegar lá.
É fundamental que você conheça parte desses objetivos para que ajude-os a traçar de forma organizada.
A meta precisa ser audaciosa e realista, mas o mais importante de tudo: você precisa dar o mapa para que ele realize.
Fundamental: ao definir as metas, elas precisam ser mensuráveis e claras, sempre responda estas quatro perguntas ao definir essas metas:
O que será feito?
Quem vai fazer?
Quando vai entregar?
Quanto vai precisar investir?
Passo 05) Definir as experiências técnicas e pessoais de cada colaborador
Cada função exigirá um profissional com determinadas qualidades, é preciso separar bem as funções em 2 partes:
Qualidades técnicas: programação, instalações, consertos, etc
Qualidades pessoais: comunicação, simpatia, persuasão, ação, etc.
Importante: o pessoal de áreas técnicas precisa ter uma base das qualidades pessoais, senão, você perderá clientes por falta de educação, comunicação, etc.
É obrigação do gestor e do RH avaliar o perfil dos colaboradores para que possa encaixa-los na atividade que ele terá melhor desempenho.
Se não encaixar na cultura, você tenta orientar, ensinar, se persistir o problema, você demite. Ponto.
Passo 06) Processos para quem cumpre ou não as metas
Definir bonificações por meta cumprida vai motivar os outros a também cumprir.
Ter um processo para acompanhar quem não cumpriu a meta é fundamental
Em resumo: cumpriu a meta, bônus... não cumpriu, treinamento.
Durante a evolução desse processo, você vai identificando quem vale a pena investir e insistir e quem de fato, é melhor cortar da empresa. Siga sua intuição.
Passo 07) Avaliar os indicadores do negócio
Esta é a base da gestão, olhar indicadores e tomar decisões com base matemática e não no achismo, esta é a função estratégica do gestor.
Por exemplo: o colaborador tem a meta de fazer 50 ligações de venda por dia, tem feito a media de 30, mas você percebe que o gestor do anúncio que tem a meta de gerar 50 leads por dia, não está gerando o suficiente.
Nessa avaliação, você descobre que o problema esta na verba da campanha que foi cortada pelo cara das finanças porque achou muito alta a fatura do cartão.
Ele achou isso porque não percebeu que as vendas aumentaram em 40% no último mês, ele olhou apenas a fatura do cartão, ou seja, um ?achismo? dele bagunçou toda a empresa.
Entendeu a importância dos indicadores?
Exemplos de indicadores importantes para você usar:
? Numero de leads gerados x valor investido
? Número de contatos efetivos diários
? Número de propostas fechadas/dia
? Numero de propostas em aberto/dia
? Retorno sobre o investimento
? Lucro real da campanha
? Vendas / atendimentos por pessoa
? Numero de repiques (novos contatos) x retorno x fechamento
Enfim, aqui são apenas alguns exemplos, você deve definir conforme o seu modelo de negócio.
Através de bons indicadores, você faz aquilo que é fundamental: toma decisões assertivas, corta gastos errados e desnecessários, melhora constantemente a sua empresa.
Passo 08) Definir processos de organização interna
Esta parte é o que impede que as pessoas fiquem tipo ?baratas tontas? dentro da empresa.
Sabe quando ninguém sabe onde achar um documento ou objetivo?
Sabe quando chega na virada de ano e você não sabe onde guardar os arquivos, nem onde guardou os arquivos do ano anterior?
E se alguém pedir um documento emitido em março do ano passado, tem em mãos ou terá que parar 2 funcionários por meio dia inteiro pra procurar?
Exemplo de organização interna:
? Arquivos gerais (armário/gaveta/pasta/ano/mês)
? Patrimônio (serial/código/valor médio)
? Almoxarifado (papelaria/limpeza/etc)
? Comprovantes de contas a pagar/receber/caixa
? Arquivos bancários (extratos/depósitos/transferências)
? Notas fiscais / comprovantes de compra / pedidos
? Gestão de contratos (organização / arquivos)
? Cobrança (se houver)
Aqui você teve um mapa dos processos simples e práticos de gestão que uma pequena empresa precisa ter para que funcione tudo ?redondo?.
Como diz o Marcelo Germano do EAD ? Empresa Auto Gerenciável:
Meta ? Plano de Ação ? Execução, esse é o grande segredo de qualquer negócio.
Neste rápido artigo, detalhamos um pouco do que você precisa para fazer bem feito essas 3 etapas que compõem a sua empresa.
Como gestor, sua principal função não é fazer o operacional, mas sim, o estratégia, é ter o ?olhar macro? sobre o seu negócio, saber exatamente o que está acontecendo e ir ajustando cada etapa.
Treinar eternamente a sua equipe, cobrá-la eternamente, definir e melhorar processos, é isso que você deve fazer incansavelmente todos os dias.
O restante é operacional e você deve ter boas pessoas cuidando de cada etapa.
Não há uma fórmula padrão de gestão, mas tudo se resume em: processos!
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Grande abraço e sucesso!
Elias Fernando